Cara Menelusuri Jejak Audit Refund
Gunakan Audit Log untuk melihat siapa mengajukan, menyetujui, menolak, dan membayarkan sebuah refund, lengkap dengan waktu tiap keputusan.
Kata kunci: audit refund, jejak refund, siapa menyetujui refund, audit log, RFR, riwayat keputusan. Modul: Penjualan & Pembayaran.
Audit Log menjawab dua pertanyaan: siapa yang mengajukan, menyetujui, menolak, atau membayarkan sebuah refund, dan kapan. Berguna untuk pemeriksaan internal atau sengketa dengan pelanggan.
Sebelum mulai#
- Menu Audit Log (di bawah Pengaturan) hanya untuk Owner dan Administrator.
- Siapkan nomor permintaan (RFR) dari halaman Pengembalian / Refund atau kartu pada detail pesanan. Nomor REF dan nomor pesanan juga bisa dipakai.
Langkah#
- Buka Audit Log
Pengaturan › Audit Log. Judul Audit Log & Keamanan menampilkan jumlah log, misalnya "788 log".
- Cari nomor permintaan
Ketik nomor RFR pada kolom Cari aktor, aksi, deskripsi, atau IP.... Tiga baris muncul untuk permintaan yang selesai: Refund requested, Refund approved, dan Refund completed. Pada permintaan yang ditolak ada Refund requested lalu Refund rejected.
Satu permintaan: diajukan Kasir, disetujui dan dibayarkan Manajer. - Baca dari bawah ke atas
Urutan tampil dari terbaru ke terlama. Tiap baris memuat TIMESTAMP, AKTOR / USER (email akun), KATEGORI (Refund), AKSI & DESKRIPSI, dan STATUS (Berhasil). Setelah payout ada satu baris tambahan berkategori Pesanan bernama Refund diproses yang memuat nomor refund, nomor pesanan, dan total.
- Cocokkan aktor dengan jenjang
Periksa bahwa penyetuju berperan sesuai jenjang (Wewenang Persetujuan Refund).
Contoh yang diuji#
| Skenario | Yang tercatat |
|---|---|
| Kasir mengajukan, Manajer menyetujui dan membayarkan | Tiga baris dengan dua aktor berbeda. |
| Kasir mengajukan, Manajer menolak | Refund requested (Kasir) dan Refund rejected (Manajer). |
| Owner utama mengajukan, menyetujui sendiri, dan membayarkan | Tiga baris dengan aktor yang sama. |
Setelah halaman dimuat ulang, baris-baris itu masih ada.
Yang tidak ada di Audit Log#
- Percobaan yang ditolak sistem (misalnya Kasir menekan Setujui pada permintaannya sendiri) tidak tercatat; mencari "FORBIDDEN" tidak menghasilkan apa-apa. Audit Log hanya merekam keputusan yang berhasil.
- Isi bukti payout (referensi, catatan, alasan override) tidak tampil; simpan salinannya sendiri.
- Peran pengaju dan nominal permintaan tidak ada pada tiga baris utama. Nominal ada pada baris Refund diproses dan halaman refund.
- Alasan penolakan tidak ditampilkan pada barisnya; baca di kartu permintaan.
- Waktu memakai UTC (contoh: 05.27 UTC = 12.27 WIB), berbeda dari jam yang tampil di halaman pesanan.
Kesalahan umum#
| Kejadian | Penyebab | Yang dilakukan |
|---|---|---|
| Menu Audit Log tidak ada | Peran bukan Owner atau Administrator | Minta Owner atau Administrator memeriksanya. |
| Hasil "0 dari ... log" | Nomor salah ketik | Salin nomor dari halaman refund. |
| Waktu tidak cocok dengan halaman pesanan | UTC | Tambah selisih zona waktu outlet. |