Cara Menemukan Transaksi yang Perlu Ditindaklanjuti
Rutinitas memeriksa pesanan Belum Bayar, Draf, Sebagian, Refunded, dan Dibatalkan lewat filter status dan tanggal pada daftar pesanan Backoffice.
Kata kunci: pesanan belum bayar, penutupan hari, pesanan refund, pesanan dibatalkan, pemeriksaan harian. Modul: Penjualan & Pembayaran.
Di halaman ini
Halaman Pesanan tidak memiliki tab "bermasalah" atau tanda peringatan otomatis. Menemukan transaksi yang butuh perhatian berarti menyaring berdasarkan status pembayaran lalu membaca detailnya. Artikel ini memberi rutinitas pemeriksaan yang bisa Anda ulang tiap hari atau minggu.
Kapan artikel ini digunakan#
- Penutupan hari: memastikan tidak ada pesanan yang tertinggal belum dibayar.
- Setelah ada laporan pelanggan tentang pengembalian barang atau uang.
- Saat total laporan tidak cocok dengan perkiraan dan Anda ingin mencari pesanan penyebabnya.
Prasyarat#
- Anda memahami arti status; baca Memahami Status Pesanan terlebih dahulu.
- Anda tahu rentang tanggal yang ingin diperiksa.
- Peran apa pun dapat melihat daftar. Tindakan lanjutan (refund atau pembatalan) membutuhkan wewenang yang dibahas di Tindakan yang Tersedia Berdasarkan Status Pesanan dan di modul refund.
Status yang perlu diperhatikan#
| Status di daftar | Artinya bagi Anda | Tindak lanjut yang masuk akal |
|---|---|---|
| Belum Bayar | Pesanan tercatat tetapi pembayaran belum tercatat. | Buka detail; periksa Catatan Pesanan dan waktu transaksi. Bila pesanan memang tidak jadi, pembatalan dilakukan oleh pengguna berwenang. |
| Draf | Pesanan belum final. | Sama seperti Belum Bayar: pastikan apakah masih akan dilanjutkan. |
| Sebagian | Sebagian item sudah dikembalikan; masih ada item dengan QTY lebih dari 0. Di detail lencananya bernama Refund Sebagian. | Periksa baris mana yang QTY-nya berkurang dan cocokkan dengan Riwayat Refund. |
| Refunded | Semua item sudah dikembalikan (QTY semua baris 0). Di detail lencananya bernama Refund / Batal. | Hanya untuk dibaca; tidak ada tombol refund lagi. |
| Batal (filter Dibatalkan) | Pesanan dibatalkan. | Hanya untuk dibaca. |
Status Lunas adalah kondisi normal dan tidak perlu ditindaklanjuti kecuali ada keluhan.
Langkah#
- Tentukan periode
Buka Pesanan > Daftar Pesanan. Bila ingin membatasi periode, isi kolom Tanggal: (misalnya hari ini sampai hari ini). Pencarian teks boleh digabung dengan tanggal, status, dan channel (Cara Mencari dan Menyaring Pesanan). Tanggal mengikuti hari bisnis outlet, sama dengan kolom TANGGAL.
- Filter status Belum Bayar lalu Draf
Pilih Belum Bayar pada Semua Status dan catat jumlah pada "dari N pesanan". Ulangi untuk Draf. Bila hasilnya "Pesanan tidak ditemukan", tidak ada yang tertunda pada periode itu (pada tenant contoh keduanya kosong).
Pilihan status berada di sebelah kolom pencarian. Gulir daftar untuk Refunded dan Dibatalkan. - Filter Sebagian, Refunded, dan Dibatalkan
Pilih tiap status secara bergantian dan catat nomor pesanan yang muncul. Tidak ada filter "bukan Lunas"; periksa tiap status satu per satu. Pada tenant contoh, Refunded menampilkan enam pesanan, sedangkan Sebagian dan Dibatalkan kosong.
Enam pesanan Refunded pada tenant contoh. Tidak ada pesanan Dibatalkan pada tenant contoh. - Buka detail pesanan yang dicurigai
Klik Detail. Periksa lencana status, Waktu transaksi, Catatan Pesanan, kolom QTY, dan kartu Permintaan Refund bila ada. Pada pesanan Refund / Batal terlihat QTY 0 sedangkan Grand Total tetap.
Contoh pesanan Refund / Batal. Nilai transaksi asli tetap tertera. - Catat dan teruskan
Catat nomor pesanan, status, dan temuan Anda. Bila perlu tindakan (pembatalan pesanan belum bayar atau penelusuran refund), teruskan ke manajer atau Owner. Jangan menekan tombol tindakan hanya untuk menguji.
Hasil yang diharapkan dan cara membacanya#
- Jumlah Belum Bayar dan Draf idealnya nol pada penutupan hari.
- Pesanan Sebagian dan Refunded adalah riwayat yang benar; periksa saja apakah jumlahnya wajar dibanding hari-hari lain.
- Nilai status di luar daftar tampil apa adanya pada baris tanpa filter status; baca baris di daftar tanpa filter atau buka lewat nomor.
Cara memastikan informasi benar#
- Pastikan filter lain (channel, outlet, tanggal) tidak menyembunyikan pesanan.
- Bandingkan jumlah Refunded dan Sebagian dengan Daftar Pengembalian / Refund.
- Jumlah semua status harus sama dengan jumlah tanpa filter (tenant contoh: 26 + 6 = 32).
- Untuk menyimpulkan dampak keuangan, gunakan laporan; status pesanan bukan laporan keuangan.
Kesalahan umum#
- Menganggap Refunded berarti uang pasti sudah keluar. Status pesanan dan proses pembayaran refund adalah tahap terpisah di modul refund; selalu cek halaman refund untuk kepastian.
- Hanya memeriksa satu halaman. Hasil filter bisa lebih dari satu halaman; baca "Halaman X dari Y".
- Mengabaikan pesanan Belum Bayar lama. Daftar tidak menandai umur pesanan; periksa Waktu transaksi pada detail.
- Lupa mengosongkan teks pencarian. Teks yang tertinggal ikut menyaring, jadi transaksi bermasalah lain tidak tampil.