Memahami Alur Refund: Ajukan, Setujui, Bayarkan
Pahami tiga tahap refund di Backoffice, status tiap tahap, kapan uang dan stok benar-benar berubah, serta hal yang tidak tersedia seperti VOID.
Kata kunci: refund, alur refund, pengembalian dana, persetujuan, payout, void, maker checker. Modul: Penjualan & Pembayaran.
Di halaman ini
Penjelasan sederhana#
Refund di Uniyra bukan satu tombol, melainkan tiga langkah yang dikerjakan orang berbeda, supaya uang toko tidak keluar hanya karena satu orang menekan tombol:
- Ajukan. Kasir (atau peran di atasnya) memilih barang dan jumlah yang dikembalikan. Belum ada yang berubah: uang dan stok tetap.
- Setujui atau tolak. Orang lain yang berwenang memutuskan. Pengaju tidak boleh menyetujui permintaannya sendiri (kecuali Owner utama).
- Bayarkan (payout). Manajer atau lebih tinggi mencatat bahwa uang sudah dikembalikan, dengan bukti. Baru pada tahap ini status pesanan berubah dan barang kembali ke stok.
Setelah itu pesanan berstatus Refund Sebagian (sebagian barang dikembalikan) atau Refund / Batal (semua barang dikembalikan).
Contoh di toko#
Pelanggan membeli 3 barang lewat transfer, lalu 1 barang ternyata rusak. Kasir mengajukan refund 1 barang dengan alasan Barang Cacat/Rusak. Manajer menyetujui. Manajer lalu mengembalikan uang Rp 20.000 ke rekening pelanggan lewat transfer, mengisi nomor bukti transfer di Uniyra, dan menekan Konfirmasi Payout. Pesanan menjadi Refund Sebagian dengan sisa 2 barang, dan stok bertambah 1.
Status yang akan Anda lihat#
| Status pada kartu | Artinya | Siapa berikutnya |
|---|---|---|
| Menunggu Persetujuan | Sudah diajukan, belum diputuskan | Pemeriksa yang berwenang menyetujui atau menolak |
| Disetujui — Belum Dibayar | Disetujui, uang belum dicatat dikembalikan | Manajer ke atas menyelesaikan payout |
| Ditolak | Ditolak, dengan alasan bila diisi | Selesai; ajukan baru bila perlu |
| (kartu hilang dari detail pesanan) | Payout selesai | Cek hasilnya di Pengembalian / Refund |
Selama permintaan belum dibayarkan, status pesanan tetap Lunas, stok tidak berubah, dan laporan tidak berubah.
Yang diuji dan hasilnya#
- Kasir mengajukan, Manajer menyetujui, Manajer membayarkan: berhasil.
- Administrator mengajukan, Manajer menyetujui, Administrator membayarkan: berhasil.
- Manajer mengajukan: tidak bisa disetujui Administrator maupun dirinya sendiri; Owner menyetujui dan membayarkan.
- Owner utama mengajukan dan menyetujui sendiri: berhasil. Pesanan tunai perlu langkah khusus Owner saat payout (Metode Pengembalian Dana).
- Penolakan oleh Manajer: berhasil; pesanan tetap Lunas dan bisa diajukan lagi.
- Staf yang mencoba mengajukan: ditolak sistem.
Rinciannya ada di Memahami Wewenang Persetujuan Refund.
Yang tidak tersedia#
- Nominal bebas. Refund selalu berdasarkan barang dan jumlah; nominal dihitung otomatis.
- Tidak ada VOID pembayaran; jenis catatan pembayaran hanya pembayaran, refund, dan koreksi.
- Lampiran dokumen pada permintaan.
- Menarik kembali permintaan yang sudah diajukan. Salah mengajukan diselesaikan dengan meminta Manajer ke atas menolaknya, lalu mengajukan ulang.
- Pengembalian dana otomatis ke bank atau QRIS. Uniyra tidak mengirim uang; payout hanya mencatat transfer yang Anda lakukan sendiri.
Hal yang perlu diperhatikan#
- Pada tampilan kartu, tombol Setujui, Tolak, dan Selesaikan Payout tampak juga bagi Kasir yang membuka pesanan (dicoba), meski ia tidak berwenang. Sistem menolak saat ditekan oleh peran yang tidak berwenang, dengan pesan berbahasa Inggris seperti "FORBIDDEN: ...". Itu tanda aturan bekerja, bukan kerusakan (Mengatasi Masalah Refund).
- Kartu pada detail pesanan hanya menampilkan nomor permintaan dan status. Untuk melihat jumlah item, pengaju, metode yang diminta, dan alasannya, buka halaman Pengembalian / Refund.