Cara Menyelesaikan Pembayaran Refund (Payout)
Catat pengembalian dana yang sudah disetujui: isi referensi, catatan, dan bukti transfer, pahami batas metode, lalu periksa hasil pada pesanan dan laporan.
Kata kunci: payout refund, selesaikan payout, bukti transfer, referensi payout, override owner, QRIS refund. Modul: Penjualan & Pembayaran.
Di halaman ini
Payout adalah langkah terakhir: Anda mencatat bahwa uang sudah dikembalikan ke pelanggan, lengkap dengan bukti. Uniyra tidak mengirim uang. Transfer ke rekening pelanggan Anda lakukan sendiri lewat bank, baru setelah itu dicatat di sini.
Sebelum mulai#
- Peran: Manajer, Administrator, atau Owner. Kasir melihat tombol Selesaikan Payout tetapi sistem menolak (dicoba): di dialog muncul pesan merah "FORBIDDEN: record_order_refund_payout requires manager+", dan permintaan tetap Disetujui — Belum Dibayar.
- Permintaan sudah disetujui (Cara Menyetujui atau Menolak).
- Pesanan asal dibayar transfer? Bila ya, Manajer, Administrator, atau Owner dapat menyelesaikannya. Bila asalnya tunai atau kartu, hanya Owner yang boleh (lihat bagian bawah).
- Transfer ke pelanggan sudah dilakukan, dan Anda memegang nomor bukti transfernya.
Langkah#
- Buka pesanan yang permintaannya sudah disetujui
Kartu Permintaan Refund berstatus Disetujui — Belum Dibayar dan memiliki tombol Selesaikan Payout. Klik tombol itu.
Sebelum payout: permintaan disetujui, uang belum dicatat dikembalikan. - Baca ringkasan dialog
Dialog Selesaikan Payout Refund menampilkan Metode pembayaran asli (ledger), Metode refund diminta (kasir), dan Metode payout aktual (Transfer Bank). Pada pesanan transfer ketiganya sama dan tidak perlu diubah.
Dialog payout untuk pesanan yang dibayar transfer. - Isi tiga kolom wajib
Bukti Payout (misalnya: transfer manual Rp 20.000 ke rekening pelanggan), Referensi Payout (nomor bukti transfer dari bank), dan Catatan Payout. Tombol Konfirmasi Payout tetap nonaktif sampai ketiganya terisi.
Selama kolom kosong, tombol konfirmasi tidak bisa ditekan. - Klik Konfirmasi Payout
Dialog menutup dan halaman diperbarui.
Hasil yang akan Anda lihat#
Setelah halaman dimuat ulang:
- status pesanan berubah dari Lunas menjadi Refund Sebagian (atau Refund / Batal bila semua barang dikembalikan), dan jumlah barang pada pesanan berkurang (3 menjadi 2);
- kartu permintaan hilang dari detail pesanan, dan tombol Refund / Batal tampil lagi hanya bila masih ada barang yang bisa dikembalikan;
- stok bertambah sebanyak barang yang dikembalikan (dicoba: +1);
- halaman Pengembalian / Refund memuat baris REF-... baru untuk pesanan itu dengan nominal dan metode transfer.
Pesanan yang dibayar tunai (atau kartu)#
Uang kembali lewat transfer bank, sehingga untuk pesanan asal tunai Uniyra meminta langkah khusus:
- Dialog menyatakan "Metode asli bukan transfer. Payout transfer adalah override Owner-only dan memerlukan alasan serta bukti", dan muncul kolom Alasan Override.
- Manajer (dicoba): dialog menampilkan "Anda bukan Owner; minta Owner menyelesaikan payout ini" dan tombol Konfirmasi Payout tidak bisa ditekan.
- Owner (dicoba): mengisi Alasan Override, bukti, referensi, dan catatan, lalu berhasil. Pesanan tunai berstatus Refund / Batal dan stok bertambah.
QRIS tidak pernah menjadi metode payout; pesanan QRIS juga dikembalikan lewat jalur manual atas persetujuan Owner. (QRIS dari Backoffice sendiri belum bisa dipakai membuat pesanan: muncul "Pembayaran QRIS belum tersedia (segera hadir).")
Kesalahan umum#
- Mencatat payout sebelum uang benar-benar dikirim. Tidak ada tombol untuk membatalkan payout; selesaikan transfernya dulu.
- Mengisi referensi sembarang. Catat nomor asli dari bank; ini bukti untuk pemeriksaan nanti. Isi bukti tidak tampil di Audit Log, jadi simpan salinannya sendiri.
- Mengira payout otomatis mengirim uang. Tidak; Uniyra hanya mencatat.
- Menunggu stok kembali sebelum payout. Stok baru bertambah setelah payout.