Memahami Pesanan Pembelian dan Statusnya
Pesanan Pembelian adalah catatan pesanan ke pemasok, bukan barang yang sudah masuk. Pahami status, nomor PO, dan apa yang bisa dilakukan di tiap status.
Kata kunci: status po, menunggu penerimaan, nomor po, pesanan pembelian, draft. Modul: Pembelian & Inventory.
Penjelasan sederhana#
Pesanan Pembelian (PO) adalah catatan bahwa toko memesan barang ke satu pemasok dengan harga beli tertentu. PO adalah janji beli, bukan barang yang sudah masuk. Stok baru bertambah saat Anda menekan Terima Barang setelah barangnya tiba.
Ada dua peristiwa terpisah:
- Memesan: Anda membuat PO. Stok tidak berubah.
- Menerima: Anda mengonfirmasi barang sudah tiba. Stok bertambah dan harga beli ikut tercatat.
Status PO#
| Nama | Keterangan | Contoh |
|---|---|---|
| Menunggu Penerimaan | Status semua PO baru. Tombol Terima Barang dan Batalkan Pesanan tersedia. | PO yang baru dibuat |
| Diterima | Seluruh barang sudah diterima dan stok sudah bertambah. Status akhir; tidak ada tombol aksi, hanya pesan 'Barang telah diterima.' | PO setelah Terima Barang |
| Dibatalkan | Dibatalkan sebelum barang diterima. Status akhir; stok tidak pernah berubah. | PO setelah Batalkan Pesanan |
| Draft | Hanya ada pada data lama. PO baru tidak pernah berstatus Draft, dan Draft tidak bisa diterima, hanya dibatalkan. | PO lama |
Jalur normal: Menunggu Penerimaan lalu Diterima. Alternatifnya Menunggu Penerimaan lalu Dibatalkan. Dari status akhir tidak ada jalan kembali di layar Backoffice.
Cara kerjanya#
- Satu PO, satu pemasok, satu outlet tujuan. Membeli dari dua pemasok berarti dua PO.
- Nomor PO ditetapkan sistem saat disimpan, berbentuk PO-TTTTBBHH-NNNN (tanggal dan urutan harian). Nomor di bawah judul form hanya pratinjau dan bisa berbeda dari nomor akhir; pada uji, form menampilkan PO-20261026-0035 sedangkan PO tersimpan sebagai PO-20261025-0023.
- Penerimaan selalu penuh. Tidak ada penerimaan sebagian.
- Sekali diterima, tidak bisa diterima lagi, jadi stok tidak bertambah dua kali.
- PO tidak bisa diedit. Bila salah isi, batalkan lalu buat PO baru.
- Kolom Total Item di daftar menjumlah unit (PO berisi 5 dan 10 unit menampilkan 15), sedangkan kotak Ringkasan di form menghitung baris produk (2 item).
- PO tidak bisa dihapus. PO yang dibatalkan atau selesai tetap tercatat sebagai riwayat.
- Menghapus pemasok tidak menghapus PO, tetapi nama pemasok pada PO itu menjadi "-".
Contoh#
Toko memesan 5 charger dan 10 kabel dari satu pemasok. Admin membuat satu PO; statusnya Menunggu Penerimaan dan stok masih seperti semula. Saat kurir datang, manajer mencocokkan isi kiriman, lalu klik Terima Barang dan Ya, Terima Semua Barang. Status menjadi Diterima, stok charger dan kabel bertambah, dan Riwayat Mutasi mencatat penerimaan dengan nomor PO.
Yang perlu diingat#
- Pembatalan hanya untuk PO yang belum diterima. Retur pembelian tidak tersedia di layar Pembelian.
- Menerima barang dibahas di Cara Menerima Barang dari Pesanan Pembelian dan harga beli di Memahami Harga Beli, Total, dan Harga Modal.
- Menurut aturan aplikasi, menu Pembelian dibuka untuk Owner, Admin, dan Manajer, dan penerimaan barang mensyaratkan peran Manajer atau lebih tinggi. Pengujian memakai akun Owner, jadi pembatasan peran belum diuji.